Parece algo distante, mas os e-mails estão com os dias contados, pelo menos da forma como conhecemos hoje.
Diariamente, bilhões de e-mails são enviados e o excesso de mensagens que lotam as caixas de entrada nos e-mails corporativos geram cada vez mais estresse e angústia entre os colaboradores, sem contar o risco de perder informações importantes, não ser copiado em alguma mensagem e o recebimento crescente de spams.
Algumas empresas utilizam a caixa de e-mails como lista de tarefas que precisam ser feitas, como arquivo de informações importantes, registro de aprovação de propostas, discussão de ideias e até como detalhamento do escopo de projetos. Esta forma de gestão torna a organização da informação quase impossível.
A startup Ummense, uma plataforma de gestão de equipes para micro, pequenas e médias empresas, é um exemplo de empresa que optou em não utilizar mais e-mails na comunicação interna, utilizando apenas com clientes e fornecedores. Mesmo antes da startup ser lançada, os fundadores já idealizavam o fim da troca de e-mails internamente, utilizando a própria plataforma para organizar as informações, de uma forma segura, ágil e inteligente.
“Temos alguns colaboradores que, desde que entraram na empresa, nunca enviaram um e-mail, tudo é pela plataforma”, afirma Raul Sindlinger, CEO e co-fundador da Ummense. Armazenar todos os e-mails recebidos diariamente pode gerar diversas implicações, principalmente quando as mensagens são perdidas ou apagadas de um servidor, por exemplo, é o que aconteceu com o CEO da Ummense.
“Fui engenheiro de obras por 10 anos Toda a comunicação era por e-mail, e recebíamos mais de 100 mensagens por dia. Eu arquivava as mensagens em pastas para tentar organizar a informação para o caso de precisar delas um dia. Chegou o dia em que o responsável pela TI resolveu reduzir custos e limpou as mensagens antigas do servidor de e-mails. A obra que eu tocava ficou sem nenhuma informação: contratos, negociações, aprovações, detalhamentos, alterações. O prejuízo foi gigante”. Mudança cultural é fundamental para eliminar a troca de e-mails internos
Toda mudança exige tempo e também começa com o exemplo, principalmente da liderança. Com uma equipe de 13 pessoas, a Ummense não parou de usar e-mails de um dia para o outro. Esta mudança, que foi muito mais cultural, aconteceu de forma gradual, conforme novas funcionalidades da plataforma da startup eram implementadas, utilizando cada vez menos a troca de mensagens por e-mail. “Aos poucos, não usar e-mails passou a ser parte da cultura da empresa. Conforme novas pessoas iam se juntando ao time, acessar a caixa de e-mail já não fazia mais parte da rotina desde o primeiro dia na empresa”, comenta Keli Campos, co-fundadora da Ummense.
Mais produtividade e organização foram os principais pontos que a startup notou após eliminar os e-mails na rotina diária. Atualmente, toda a comunicação interna é realizada pela plataforma da Ummense, que também pode ser acessada por aplicativo no celular, e funciona como um Kanban Digital, organizando todas as informações das equipes em fluxos, cards e tarefas, sendo possível centralizar a comunicação em único lugar. Atualmente, conta com mais de 1.500 usuários assinantes que também utilizam a plataforma para centralizar a comunicação das equipes, e as informações dos seus projetos, processos e clientes.
“Essa mudança está alinhada com o nosso propósito de melhorar a qualidade de vida no trabalho das pessoas. Com as informações organizadas, tudo fica mais fácil para ser acessado pela equipe, reduzindo o tempo de busca por informações e esse é um dos motivos que a produtividade aumenta. Os gestores não precisam perder tanto tempo em reuniões para saber o andamento dos projetos ou para discutir informações pontuais.
Na plataforma da Ummense essas informações ficam acessíveis de forma visual e prática, propiciando um ambiente mais colaborativo e produtivo”, explica Keli Campos. Sobre o futuro da comunicação interna : “Provavelmente não eliminaremos completamente os e-mails de nossa vida tão cedo, mas para a comunicação interna e organização das informações nas empresas, que representa grande parte do problema, sabemos que hoje já existe uma forma muito mais inteligente e organizada para fazer isso”.
Além de organizar a comunicação interna, a Ummense também comercializa um aplicativo por assinatura, 100% integrado com a plataforma, e que é entregue com a identidade visual da empresa que contrata, para organizar e reduzir consideravelmente os e-mails também na comunicação com os clientes.
Fonte e mais informações: (www.ummense.com).
