Flávio Ribeiro (*)
Não importa a indústria, o fluxo de documentos de uma empresa é sempre abundante: procurações, consultas ao jurídico, negociações com fornecedores, contratações… a lista de trâmites é praticamente infinita.
Entre planilhas, diversas versões de um mesmo documento e incontáveis trocas de email, se perder é quase inevitável e erros acabam acontecendo. A falta ou a má gestão de contratos pode gerar um prejuízo de até 9,2% da receita de uma empresa, como aponta um estudo feito pela World Commerce & Contracting Association. Mas existem maneiras de contornar essa situação.
O segredo é otimizar a gestão de contratos, evitando despesas desnecessárias e aprimorando a rotina de trabalho dos colaboradores. Ao longo da minha carreira e dos anos trabalhando junto aos clientes do netLex, descobri algumas medidas que as empresas podem adotar a fim de evitar erros no gerenciamento de contratos. São elas:
1) – Reduzir ao máximo o preenchimento manual de documentos – Automatizar o preenchimento de alguns dados, como o cadastro das partes, pode evitar erros básicos nos contratos. O efeito positivo dessa prática é gerar maior confiabilidade quanto ao conteúdo do documento e tranquilidade para dar seguimento às atividades.
Um software de CLM (Contract Lifecycle Management) permite que você construa uma base de dados a partir de documentos já criados anteriormente. Quando chegar o momento de elaborar novos contratos, a própria plataforma vai coletar essas informações de forma automática.
No caso do netLex, também é possível ter acesso a bases de dados públicas, como os registros de pessoas jurídicas da Receita. Uma outra funcionalidade importante é a criação de documentos em lotes: o usuário preenche apenas um questionário e todos os elementos relevantes são replicados nos outros arquivos imediatamente. Assim, é possível reduzir ao máximo o risco de equívocos na elaboração de contratos.
2) – Controlar os poderes de alteração de documentos – Quanto mais complexa a negociação e quanto mais setores envolvidos na revisão do documento, maiores as chances de erro. Esses lapsos costumam surgir de situações como: múltiplas versões de um mesmo contrato circulando ao mesmo tempo; modificações ao texto que não foram corretamente destacadas e falta de clareza quanto à autoria das alterações.
Mitigar essas situações passa por controlar os poderes de intervenção na redação das cláusulas e manter registro do histórico de edição do documento. Uma plataforma de CLM também pode ser uma importante aliada nesse processo. A tecnologia possibilita o engajamento de usuários externos na etapa de revisão, com gestão dos poderes de alteração e registro integral das mudanças realizadas.
Todas as versões do documento ficam salvas na plataforma, sendo possível consultar ou restaurar versões anteriores.
3) – Destacar e acompanhar cláusulas importantes – Uma empresa que não fica atenta às cláusulas de renovação automática pode acabar perdendo o prazo para o cancelamento de um acordo. Isso significa que ela ficará presa àquele pacto por mais tempo do que desejava.
Também é comum ver companhias que judicializam questões referentes aos contratos sem perceber que ali havia uma cláusula escalonada, vinculando as partes à jurisdição arbitral ou à tentativa de mediação, por exemplo. Nesse caso, o processo pode acabar sendo extinto sem análise do mérito e a empresa precisará pagar as custas e os honorários.
Para reduzir essa chance de erro, é preciso destacar as cláusulas importantes para gestão de obrigações. Softwares de gerenciamento automatizado de contratos disponibilizam um painel para visualização rápida de todas as informações do contrato, evitando que o usuário tenha que ler o documento inteiro para localizar um detalhe.
Também é possível destacar cláusulas específicas, inclusive com a criação de alertas, como é o caso das cláusulas que envolvem prazos. Não é à toa que empresas de todos os portes, até mesmo as Global Fortune 500, têm investido em softwares de CLM. Com toda essa tecnologia é possível colocar na prática essas e muitas outras medidas para evitar erros e tornar a gestão dos seus contratos cada vez mais simples e segura.
(*) – É CEO do netLex (https://netlex.io/landing-page/).
