Explorar as práticas fraudulentas no ambiente corporativo sempre foi um assunto complexo. Embora todos estejam cientes de que essas ocorrências são comuns, na maioria das vezes elas não são documentadas nem punidas adequadamente dentro das empresas. É crucial compreender o significado de fraude. Segundo Mourival Boaventura Ribeiro, advogado trabalhista e sócio da Boaventura Ribeiro Advogados: “Fraude pode ser definida como a prática de qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou enganar outrem, ou de não cumprir um dever determinado”.
José Augusto Barbosa, sócio da Audcorp, uma empresa especializada em auditoria, explica que: “A fraude geralmente é cometida por funcionários ou terceiros envolvidos e consiste, entre outras coisas, em desvio financeiro, relatórios com omissões de receitas e aumento de despesas, desvio de itens de estoque e falsificação de registros de compras”. Como identificar fraudes? – De acordo com Barbosa, a empresa pode descobrir a ocorrência de fraudes por meio de alguns indícios, tais como:
- Discrepâncias entre os registros financeiros e contábeis, como contas a receber, contas a pagar e custos de produção.
- Cruzamento de informações contábeis da empresa com fornecedores, clientes e terceiros.
- Diferenças entre o inventário físico e os registros do sistema informatizado.
- Falta de documentação adequada em transações financeiras e operacionais da empresa.
Após a detecção das fraudes, podem ser tomadas medidas em duas frentes distintas: a trabalhista e a criminal, com o objetivo de investigar a prática criminosa. Segundo José Augusto, da Audcorp, a empresa deve agir imediatamente ao perceber a fraude.
Quais são os principais tipos de fraudes empresariais? Geralmente ocorrem nas áreas em que ocorrem as transações financeiras da empresa, especialmente no caixa, estoques e contas a receber dos clientes.
- As 10 principais práticas fraudulentas cometidas nas empresas são:
- Roubo: são muito comuns nas empresas e podem variar desde pequenos objetos, como materiais de escritório, até proporções maiores.
- – Apropriação indébita: quando um colaborador toma posse de algo da empresa como se fosse seu, como computadores e outras máquinas. A diferença em relação ao roubo é que, neste caso, o objeto móvel alheio é subtraído sem estar sob posse do agente da ação, ao contrário da apropriação indébita, na qual o agente ativo já possui a posse ou detenção da coisa.
- Desvio financeiro: muito comum nas áreas financeiras e comerciais das empresas, pode ocorrer quando pessoas redirecionam recebimentos para suas contas pessoais, por exemplo. Essa ação pode ser facilitada pela falta de sistemas adequados.
- – Desperdício intencional: em muitos casos, colaboradores não motivados ou sem comprometimento permitem que a empresa perca valores ou peças por descuido ou negligência, como no caso de mau uso ou falta de cuidado.
- – Corrupção: essa prática pode assumir diferentes formas, como suborno, em que dinheiro é oferecido a alguém para agir de forma desonesta; propina, em que um montante é pago a uma pessoa para que ela conceda determinada atividade em seu poder; e superfaturamento, que consiste em cobrar um valor maior do que o gasto real em uma nota. Por exemplo, uma pessoa pode solicitar uma vantagem para fechar um negócio.
- – Fraudes em despesas pessoais: ocorrem quando um colaborador usa um recurso da empresa em benefício próprio, como usar o carro da empresa para fins pessoais, fazer compras pessoais com o cartão corporativo ou abastecer o veículo particular com o vale-combustível da empresa.
- – Extravio ou falsificação de recibos e comprovantes: é quando um colaborador perde ou falsifica comprovantes de despesas corporativas, a fim de obter um reembolso maior do que o valor gasto. Quando não há um sistema tecnológico de controle desses documentos, as chances de fraudes aumentam ainda mais.
- – Despesas não autorizadas: ocorre quando um colaborador gasta mais do que o necessário em viagens corporativas, adquirindo serviços desnecessários. Isso pode acontecer especialmente se a empresa não possui uma política clara de reembolso e gastos com viagens corporativas.
- – Despesas duplicadas: é quando um colaborador usa a mesma nota para solicitar reembolso duas vezes. Essa fraude ocorre em empresas que verificam os recibos manualmente. Dessa forma, a pessoa consegue ser reembolsada duas vezes, obtendo um valor de reembolso maior.
- – Despesas ocultas: ocorre quando um colaborador, durante uma atividade externa, solicita que os fornecedores incluam um produto diferente na nota fiscal para esconder gastos com bebidas, cigarros, entre outros. Assim, o colaborador obtém o reembolso mentindo sobre o que consumiu.
- Prevenção de fraudes nas empresas
A melhor abordagem para combater as fraudes nas empresas é a prevenção. “A adoção de procedimentos internos claros, que envolvam elaboração de relatórios e prestação de contas acompanhados de notas fiscais, além de verificações periódicas”, explica Mourival Ribeiro, ao conplementar que é necessário estabelecer regulamentos empresariais e normas de conformidade que garantam que todos na empresa estejam cientes dos procedimentos éticos a serem seguidos.
A empresa também não deve ser condescendente com desvios de conduta e, uma vez identificados, deve agir imediatamente. Infelizmente, algumas empresas só se preocupam em gerenciar riscos quando estão enfrentando uma crise interna. Ações fundamentais para a empresa incluem o monitoramento de processos, pessoas e tecnologias, a criação de um código de ética adaptado a cada tipo de negócio/empresa, a implementação de canais de denúncia, entre outras medidas que certamente ajudarão a mitigar os riscos.
Outra medida importante no combate às fraudes é a realização frequente de auditorias. Com o objetivo de evitar a ocorrência de fraudes, as empresas devem evitar que a mesma pessoa seja responsável pela realização e autorização de pagamentos. Caso contrário, durante o trabalho de auditoria contábil, serão identificados indícios de possíveis fraudes na organização. Além disso, é essencial promover a conscientização e o treinamento dos colaboradores sobre ética, transparência e integridade nos negócios.
É importante que todos os funcionários compreendam os riscos das fraudes e as consequências que podem enfrentar caso se envolvam em atividades ilícitas. O uso de tecnologia também pode ser uma aliada na prevenção de fraudes. A implementação de sistemas de monitoramento e controle, como softwares de gestão financeira e soluções de análise de dados, pode ajudar a identificar padrões suspeitos, detectar discrepâncias nos registros contábeis e realizar uma auditoria contínua das transações da empresa.
Além disso, é crucial estabelecer canais de comunicação seguros e confidenciais para denúncias, para que os colaboradores possam relatar irregularidades de forma anônima e sem medo de represálias. A criação de uma cultura de ética e integridade, em que a honestidade seja valorizada e premiada, também contribui para a prevenção de fraudes.
Em resumo, as fraudes nas empresas representam um desafio significativo, mas podem ser enfrentadas com medidas preventivas sólidas.
A implementação de políticas claras, auditorias regulares, treinamento adequado dos funcionários e o uso de tecnologia são elementos-chave na luta contra as fraudes. Ao promover uma cultura de ética e transparência, as empresas podem reduzir significativamente os riscos e proteger sua reputação e ativos financeiros. – Fontes: (https://www.boaventuraribeiro.com.br) e (https://audcorp.com.br).
