O principal fator para fazer um evento online de sucesso é contar com uma boa estrutura tecnológica. Isso dará base para que as atrações funcionem corretamente e os participantes tenham acesso ao conteúdo sem grandes dificuldades.
Essa é uma opção para os tempos atuais em que o distanciamento social ainda é necessário, mas também se tornou uma tendência que deve permanecer graças a sua abrangência e praticidade.
Um evento online ocorre quando as atrações são oferecidas ao público através de canais digitais. Ele pode ser composto tanto por conteúdos gravados quanto por exibições em tempo real. Os eventos virtuais mais comuns são: Shows; Palestras; Reuniões; Festivais; Lives; Webinars etc.. Independentemente do tipo de evento, é necessário contar com uma ferramenta de transmissão que suporte o evento. O que você precisará?
Com relação à estrutura tecnológica, existem algumas coisas que são fundamentais e que não podem falhar durante o evento – independentemente de ele ser ao vivo ou gravado. Veja a lista com os equipamentos e estrutura essenciais:
. Boa conexão – Para que o evento seja transmitido sem falhas é preciso ter uma boa conexão de internet. Para isso, é importante testar previamente e verificar se todos os pontos do local de onde o evento estão sendo transmitido recebem um bom sinal.
. Câmera e microfone de qualidade – A transmissão precisa ser nítida e contar com um bom serviço de áudio. Muitos eventos online são capturados por celulares, mas mesmo nesse caso deve-se garantir a boa qualidade de imagem e de captação de som.
. Landing Page ou página de vendas de ingressos – Uma landing page permite que o público interessado se cadastre antecipadamente para participar do evento. Isso ajuda a controlar o número de acessos e garante a boa distribuição do conteúdo, evitando panes durante a transmissão por conta do alto volume de internautas.
. Ferramentas de transmissão – Conte com uma boa ferramenta de transmissão, que é onde o evento efetivamente será hospedado durante o acontecimento. Existem boas ferramentas gratuitas e fáceis de usar, como StreamYard, Zoom, Google Hangouts.
Além de uma boa estrutura tecnológica, para fazer um evento online é importante cumprir as 3 etapas essenciais de seu planejamento. São elas:
Pré-produção – É onde se detalha as necessidades do evento. É hora de definir alguns pontos fundamentais que servirão de guia para as próximas etapas. Então, pense em: Palestrantes; Orçamento médio; Público-alvo; Porte e tipo de evento;
Formato do evento: online ou híbrido; Dia, horário e duração do evento; Equipe presencial e remota; Logística necessária; Detalhamento das necessidades tecnológicas.
Caso opte por um evento híbrido, que é aquele que se divide entre atrações presenciais e atrações remotas, é importante pensar em estruturas como alimentação, transporte, estacionamento, acomodação e outros.
Marketing e divulgação – É hora de divulgar para que sua audiência saiba o que vai ter de bom para conferir no evento. Tenha o cuidado de divulgar apenas atrações confirmadas, deixe de fora, por enquanto, aquelas que estão em negociação.
Considere o seu público-alvo para escolher quais são os canais mais eficientes para divulgar o seu evento online. Algumas opções são: Postagens em redes sociais; Veiculação de anúncios; Criação de hotsite dedicado; E-mail marketing para os participantes previamente cadastrados.
Use ferramentas e métricas que consigam apontar se o engajamento na divulgação está trazendo resultados. Assim você define o que funciona e o que precisa ser melhorado para que o evento alcance mais pessoas.
Pós-evento – Saber como fazer um evento online envolve também acompanhar os seus resultados após a data de veiculação. Então, você precisa de uma análise de indicadores que ajude a entender como foi o desempenho. Algumas perguntas que precisam ser respondidas nesta etapa são:
Quantas pessoas participaram do evento; Como foi o comportamento do público; Houve interação em tempo real; Os conteúdos foram bem aceitos; O horário e data foram adequados para o público-alvo; Quais atrações mais prenderam a atenção do público; O formato escolhido para o evento foi o ideal; O que pode ser melhorado. – São perguntas que ajudam a medir o sucesso e entender quais são as possíveis melhorias para uma nova edição, por exemplo. – Fonte e outras informações: (http://evnts.com.br).
