Solicitar o reembolso de despesas pode parecer um processo simples, mas é preciso atenção aos detalhes para evitar problemas e garantir uma aprovação ágil.
De acordo com um levantamento realizado pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, houve um aumento de 78% no volume de pedidos com violações às políticas de reembolso das empresas. Isso representa uma média de R$ 400 por mês em recursos que podem não ser reembolsados em sua totalidade para o funcionário. Ao longo de um ano, esse valor pode atingir
R$ 4.800 por colaborador.
“A gestão eficaz dos pedidos de reembolso começa com a organização e o uso de ferramentas apropriadas. Um comportamento mais ágil e cuidadoso, combinado com um bom uso de tecnologias não apenas minimizam erros, mas também aceleram a aprovação dos pedidos”, explica Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash.
Para ajudar a tornar esse processo mais eficiente e livre de contratempos, o executivo destaca 8 dicas para garantir que, quando necessário, o pedido de reembolso seja processado de maneira rápida e sem problemas. Confira:
Registre as despesas imediatamente
- – Evite esquecimentos e garanta o cumprimento dos prazos registrando suas despesas assim que ocorrerem. De acordo com Caterina, registrar as despesas no ato evita a perda de detalhes importantes e ajuda a manter um controle preciso dos gastos.
- Verifique a conformidade com a política – Antes de submeter sua solicitação, certifique-se de que suas despesas estão em conformidade com as políticas da empresa. Verifique as categorias permitidas, os limites de valor e os requisitos de documentação para garantir a aprovação da sua solicitação.
- – Atenção aos prazos – Cada empresa tem a sua política de reembolsos, o que significa que os prazos e os valores das despesas corporativas a serem reembolsadas podem variar. Cumprir esses prazos é determinante. Não seguir as diretrizes pode levar à rejeição do pedido e a não devolução do valor gasto, o que pode ser evitado com um planejamento um pouco mais cuidadoso.
- – Utilize a tecnologia como aliada – Ferramentas tecnológicas de gestão de despesas oferecem recursos que simplificam e agilizam o processo de prestação de contas. Em alguns casos, como com determinados cartões corporativos, a transação fica imediatamente disponível para prestação de contas assim que o pagamento é realizado.
Além disso, há recursos como a leitura automática de comprovantes, que captura os dados do comprovante e preenche o formulário de maneira automática, eliminando erros de digitação e reduzindo o tempo gasto nesse processo.
- – Documente detalhes da despesa – Inclua informações detalhadas sobre cada gasto, como a finalidade e a relação com o trabalho. Detalhes claros ajudam na revisão e aprovação do pedido, facilitando a análise pelo departamento responsável.
- – Realize o processo com atenção – Se não conseguir registrar a despesa imediatamente, escolha um momento calmo para fazer a prestação de contas. Realizar essa tarefa com atenção reduz o risco de erros e garante que todas as informações estejam corretas.
- – Comunique-se Proativamente – Caso haja dúvidas ou problemas, entre em contato com o departamento responsável de forma clara e proativa. Uma comunicação eficaz pode acelerar a resolução de qualquer questão e evitar atrasos no processo de reembolso.
- – Utilize cartão corporativo – Muitas empresas estão substituindo a prática de reembolsos pela utilização de cartões corporativos. Uma das principais vantagens é que alguns cartões podem ser configurados para uso de acordo com as políticas internas da empresa.
Isso facilita o processo, pois qualquer divergência com a política é imediatamente sinalizada no momento do pagamento, proporcionando mais segurança para os colaboradores ao realizarem gastos apenas dentro dos limites permitidos e garantindo maior controle sobre todas as despesas.
Seguir essas dicas não só melhora a eficiência do processo de reembolso, mas também assegura uma experiência mais tranquila e sem estresse. Com a combinação de boas práticas e o uso de ferramentas apropriadas, você maximiza a eficiência e a agilidade na solicitação de reembolsos.
“Problemas na prestação de contas podem causar impactos diretos e negativos na saúde financeira do colaborador. Além de gerar estresse e frustração, esses problemas podem resultar em atrasos e prejuízos financeiros, forçando o funcionário a cobrir certos valores do próprio bolso.
Para as empresas, utilizar uma ferramenta adequada e esclarecer as políticas de reembolso pode evitar erros, promovendo uma saúde financeira melhor tanto para a organização quanto para seus colaboradores, que se sentirão mais seguros e valorizados,” finaliza Aldo Caterina. – Fonte e outras informações: (https://flashapp.com.br/).
