Renato “Minas” Buiatti (*)
Mais uma reunião em que todos saem sem saber exatamente o que foi decidido e quais tarefas cada pessoa do time tem que executar. Já aconteceu com você, também?
Cada vez mais, acredito que uma boa comunicação pode resolver uma grande parte dos problemas que quase todos os negócios vivenciam no dia a dia: uma reunião como essa, um e-mail escrito de qualquer jeito, a falta de um relatório que sintetize o que foi tratado sobre um determinado assunto ou a ausência de um histórico onde todos os colaboradores possam acessar – inclusive aqueles que estão entrando na empresa (os que mais sofrem, num primeiro momento).
Como gestor, uma das suas tarefas diárias – e talvez uma das mais importantes – deve ser garantir que a comunicação aconteça e que ela aconteça da melhor forma possível, sem ruídos, sem mal entendidos, certificando-se de que todos da equipe estejam na mesma página. Vou apresentar algumas soluções possíveis e que são de fácil execução. Confira:
Documente – Isso mesmo, escreva. É muito importante que exista um histórico de comunicação na empresa, para que ele possa ser acessado sempre que necessário. Essa comunicação deve ser organizada e acessível. Todos os passos do que deve ser comunicado precisam estar claros para quem vai acessar a informação.
Crie relatórios – Essa função não possui o único propósito de documentação, mas, também, de autodisciplina. Você aprende muito com isso. Alguns ganhos:
- você deixa claro para todos o que foi tratado;
- cada um sabe qual tarefa deverá ser executada e quais os responsáveis por cada uma delas;
- você cria um histórico das conversas sobre aquele tema;
- você e seus colaboradores podem revisitar o documento naqueles momentos em que se perde o foco.
Alinhe com o time – Todos devem saber como acessar essa documentação e os motivos dela existirem. Além disso, é importante que todos desenvolvam o hábito de documentar o que foi tratado, para evitar a dependência de uma ou de outra pessoa.
Use ferramentas – Escolha uma ferramenta, plataforma e/iou ambiente, que possa ser usada como canal para a comunicação. Existem diversas ferramentas que podem cumprir muito bem essa função. Duas delas que eu gosto muito são Slack e Notion. Ambas permitem que você crie canais, que podem ser divididos por temas específicos.
Além disso, você também pode restringir o acesso a alguns desses canais (por exemplo: você pode ter um canal sobre gestão que fica restrito apenas às pessoas que são responsáveis pela gestão da empresa ou um canal que trata especificamente sobre questões financeiras que pode ficar restrito aos sócios e às pessoas que fazem parte da administração do seu negócio).
Mas, atenção: temas que são vitais para o negócio devem estar compartilhados com todos.
Execute – Não deixe para depois. Sua empresa vai crescer e, com isso, os problemas de comunicação e alinhamento se tornarão cada vez mais frequentes. Por isso, é importante começar o quanto antes. Minha sugestão é que você faça isso de maneira disruptiva. Eu realmente acredito que essa mudança não deve ser realizada aos poucos. É importante que todas as pessoas do time sejam informadas sobre as mudanças e que todas estejam compradas com esse objetivo.
(*) – É Co-fundador da HOW Bootcamps.
