Diferentemente do cenário pandêmico, que acelerou a criação de eventos 100% digitais em 2020, uma nova modalidade já vem sendo explorada por diversas empresas – os eventos híbridos.
modelo híbrido tem chamado a atenção por ajudar a expandir fronteiras, aumentar o engajamento, proporcionar uma exposição de marca muito maior e portanto a chance de resultados muito mais efetivos, especialmente considerando se o público alvo for formado por jovens acostumados ao mundo digital. No entanto, transmitir um evento online com uma boa qualidade exige atenção.
Segundo Renato Batista, CEO da Netglobe – empresa especializada em conexões no mundo corporativo – assim como no trabalho híbrido, os organizadores de eventos que acontecem nessa modalidade precisam dar atenção especial a alguns detalhes para proporcionarem uma experiência igualmente agradável e interativa tanto para quem está no local quanto para quem acompanha pela internet.
“Existem muitos recursos que ainda são pouco utilizados pelas empresas na hora de realizarem suas transmissões, muitas vezes por falta de conhecimento. Acredito que o híbrido será o modelo mais adotado no futuro de eventos dentro e fora do mundo corporativo, justamente pelas facilidades que proporciona. Pensando em ajudar quem coordena e participa destes acontecimentos, separei cinco pontos que podem ajudar as corporações a obterem melhores resultados com seus eventos”, comenta o executivo.
Confira agora as cinco dicas práticas do CEO para o seu evento híbrido acontecer da melhor forma:
- Dica 1: Entendendo o propósito do evento – A principal vantagem dos eventos híbridos é a possibilidade de incluir pessoas que não poderiam participar presencialmente, mas assim como qualquer outro evento, ele deve ter um objetivo claramente definido antes de começar a ser planejado.
Os objetivos podem ser muitos, como: aumentar o engajamento da equipe e premiar os melhores colaboradores; estreitar laços com parceiros e clientes; promover um lançamento da marca no mercado; comemorar resultados positivos; reforçar o posicionamento da empresa etc. Com isso bem definido, você pode começar a pensar na quantidade de pessoas que estarão presentes no local escolhido e online, e como integrar estes ambientes (virtual e físico).
- Dica 2: Escolha de equipamentos de acordo com a sua necessidade – Estas escolhas podem variar bastante de acordo com o que foi definido na dica 1, porque para um evento grande, que contará com convidados da imprensa, clientes e executivos, por exemplo, pode ser necessário o aluguel de espaços grandes e muita estrutura.
Por outro lado, se estamos falando de um pequeno evento interno, pode ser que o local escolhido seja a própria sede da empresa ou um pequeno salão. De qualquer forma, o uso de bons equipamentos que sejam adequados para as demandas específicas do evento fará toda a diferença nos resultados. A preocupação com a captação de som em um evento deste tipo é sempre grande, porque há ruídos por toda a parte.
Para aqueles que forem participar de conversas ou palestras online, é importante escolher um ambiente silencioso, com boa conexão e iluminação, mas também é possível contar com a ajuda de aparelhos específicos, como headsets com microfones que cancelam ruído. Na hora de escolher o local físico do evento, opte por lugares com bom isolamento acústico.
- Dica 3: Conheça por completo a plataforma que escolheu usar – Você sabia que existe uma função no Teams capaz de imitar o cenário de um palco? E se eu te disser que não somente o Teams, mas outros softwares são muito menos explorados do que poderiam no dia a dia das corporações e nos eventos?
Quando um programa é escolhido para transmitir um evento híbrido e conectar pessoas, quanto mais a equipe de organização e os participantes conhecerem sobre os recursos disponíveis, melhor! Isso é importante não somente para evitar imprevistos e ‘bugs’, mas também para proporcionar uma melhor experiência utilizando todos os diferenciais de cada software.
- Dica 4: Coordenação durante todo o processo (antes, durante e depois) – Aqui, o cuidado com a coordenação precisa ser redobrado. Antes do evento, todos estes pontos que mencionei nos itens anteriores devem estar bem alinhados, além da parte de divulgação, escolha de horário, convites etc.
Depois, a parte mais importante se concentra no desenvolvimento do evento, que não pode ser prejudicado por falta de conexão, falta de bateria nos equipamentos, ‘bugs’ nos programas, ruídos ou problemas com som e imagem, dificuldade de integração entre as pessoas, entre tantas outras variáveis.
A missão de quem coordena esse tipo de evento é garantir que tudo aconteça dentro do cronograma planejado. Além disso, essa pessoa ou equipe precisa contar com um bom suporte técnico, porque imprevistos acontecem.
Falando novamente sobre os recursos pouco utilizados, já existem câmeras que contam com IA para acompanhar uma pessoa que está caminhando de um lado para o outro do palco enquanto fala e transmite a imagem ao vivo. Por fim, temos o pós-evento, que consiste na divulgação dos principais pontos e coleta de feedback dos participantes.
- Dica 5: Aprenda com seus erros e acertos – Quando o assunto é tecnologia, todos nós estamos aprendendo, porque novidades são lançadas no mercado quase diariamente. Para evitar que erros aconteçam e até se repitam, a melhor opção é prevenir com a ajuda de especialistas capacitados para fazer uma avaliação personalizada e dar todo o suporte necessário.
Para concluir, o que posso dizer é que é necessário profissionalizar os novos modelos. O mercado está em total transformação. Se sua empresa ainda não está preparada para aderir ao modelo híbrido, vale a pena você buscar ajuda de algum especialista que desenhe uma estratégia e auxilie sua empresa neste modelo.
Além de ter um potencial de resultados expressivos, o evento híbrido tem sido a preferência de todas as marcas. Porém, lembre-se que é sua marca que estará associada ao evento online da mesma forma que está ao evento offline.
Por isso, é fundamental ter apoio de uma equipe que saiba o que está fazendo. Lembre que tudo que entra para o digital tende a ter uma durabilidade muito maior do que a de um evento físico, que eventualmente pode ser esquecido em caso de erros.
O desafio do modelo híbrido está em achar o caminho que traz uma experiência de excelência no mundo online, que embora não seja a mesma do mundo físico, pode ser também desejada pelos usuários do digital e ser tão incrível quanto. – Fonte e outras informações: (https://www.netglobe.com.br/).
