Roque Almeida (*)
No cenário empresarial contemporâneo, permeado pela rotina frenética da sociedade, a organização passa a ser um fator crucial para a execução de qualquer estratégia.
É fácil se perder na pilha de tarefas que surgem e se atropelam, assim, é a organização que permitirá a transformação de planos em resultados tangíveis. Naturalmente, muitas empresas buscam em consultorias a organização e o crescimento de seus negócios. Consultorias tradicionais, porém, prosperam criando uma espiral de complexidade para vender soluções, perpetuando um ciclo de dependência.
Esta abordagem, que conheço bem devido à minha trajetória nesse setor, não reflete a minha visão. Acredito na resolução integral dos desafios dos meus clientes, facilitando a execução prática das soluções. Com uma estratégia bem estruturada em mãos, a capacidade de organização da empresa desempenha um papel vital neste processo.
A organização proporciona mais clareza e foco, permitindo que todos os envolvidos entendam seus papéis e responsabilidades, mantendo também o alinhamento da equipe, o que garante que todos trabalhem com um objetivo comum e coordenado.
A organização também é fundamental para o controle e monitoramento das operações, pois permite a identificação rápida de desvios e a implementação de ações corretivas antes que os problemas se agravem, além de contribuir para a melhoria contínua do produto ou serviço. Trabalhar de forma organizada é, portanto, uma das características mais desejáveis para a cultura da empresa e deve ser desenvolvida entre os colaboradores desde a sua integração.
A organização começa pelo próprio espaço de trabalho: um ambiente limpo e arrumado reduz o estresse e a ansiedade – fatores importantes para a saúde mental da equipe –, facilita a localização de informações e materiais, evita distrações e interrupções, e, consequentemente, aumenta o foco e a produtividade das pessoas.
Não falo somente do espaço físico. O digital toma cada vez mais espaço do nosso ambiente de trabalho. Há pessoas que sequer utilizam agenda de papel, anotando todas as tarefas em agenda eletrônica, e não é incomum nos perdermos pelas pastas do computador na busca de um arquivo. Hoje, existem diversas ferramentas tecnológicas que podem auxiliar na organização do trabalho virtual.
Plataformas de gestão de projetos, como Slack, Notion e Trello, Planner, oferecem uma visão clara das atividades, prazos e responsabilidades de cada membro da equipe, facilitando a coordenação e a comunicação entre todos. Por falar em comunicação, estabelecer canais apropriados e sua frequência de uso é um ponto importante não apenas para a organização, mas para cuidar das relações interpessoais, evitando excessos e mal-entendidos, criando um ambiente mais harmonioso.
É possível, por exemplo, definir que mensagens por WhatsApp sejam enviadas somente em casos de urgência, e que um status diário do trabalho seja enviado por outros canais de comunicação para fins de acompanhamento e sincronização do trabalho.
Em suma, a organização (física, digital, relacional e de tarefas) tem o poder de transformar a execução de uma estratégia complexa em um processo totalmente gerenciável eficaz, ritmado e consistente contribuindo para que o negócio se apresente mais competitivo no mercado e capaz de realizar as mudanças que forem necessárias.
(*) – É CEO da matter&Co., primeiro ecossistema de inteligência de negócios da América Latina (http://www.matterco.com.br).