De acordo com uma pesquisa realizada pela PwC e Radicati Group, foi identificado que, no Brasil, os colaboradores gastam cerca de 50% do tempo procurando informações em documentos e, aproximadamente, quatro horas por semana apenas aprovando ou assinando documentos.
A partir disso, vem à tona o cuidado de garantir ainda mais segurança, ao mesmo tempo que acompanha um mundo cada vez mais digitalizado: o gerenciamento integrado dos arquivos físicos e digitais. Conhecida como segurança híbrida, esse processo tem se tornado essencial para empresas que buscam proteger informações críticas e otimizar operações.
“Embora o avanço da tecnologia tenha permitido a digitalização de grande parte dos documentos, muitos setores ainda dependem de arquivos físicos para atender a legislações específicas ou manter registros históricos.
A falta de uma estratégia integrada pode expor essas organizações a riscos significativos, como perda de informações, acesso não autorizado ou falta de conformidade com normas regulatórias”, explica Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais.
No entanto, o armazenamento digital também apresenta desafios que necessitam de uma consultoria especializada e atenta a questões como segurança cibernética para evitar vazamento de dados, ataques de ransomware ou acessos indevidos. Nesse cenário, a integração da segurança híbrida cria uma barreira mais eficiente contra ameaças e aplica as melhores ações de ambos os métodos.
“Quando se trata de benefícios para as companhias, são inúmeros. Vai desde a proteção contra perdas e extravios até agilidade no acesso à informação e redução de custos operacionais, visto que soluções híbridas permitem otimizar espaços físicos e investir em tecnologias digitais mais seguras e eficientes, equilibrando os gastos com gestão documental”, complementa Araújo.
Já em relação a como implementar, o especialista explica que a integração deve contar com tecnologias avançadas e processos bem definidos, como uma digitalização planejada, soluções de gestão documental (GED) e treinamento de equipes para promover uma cultura de segurança entre colaboradores.
A segurança híbrida, hoje, engloba mais do que apenas proteger informações, é um diferencial competitivo no mercado, transmitindo confiança a clientes e parceiros e demonstrando o compromisso com a proteção de dados.
“Além disso, essa solução permite que as companhias se adaptem rapidamente a novas demandas e mudanças legislativas. É uma necessidade estratégica”, finaliza Marcelo. – Fonte: (https://www.ebox
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