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Planilhas versus Sistema de gestão on-line: o que é melhor para o negócio?

Se você é empresário, usa ainda planilhas para controlar o seu negócio, mas está tendo dificuldade para gerenciar o crescimento. Abaixo estão listadas algumas vantagens do sistema de gestão on-line em relação às planilhas. Leia e tire suas próprias conclusões.

Robinson Idalgo (*)

1. Mobilidade no envio de dados e solução de problemas
Não é só na vida pessoal que o uso de smartphones revolucionou nossa forma de consumir e enviar informação. Um dos benefícios de se ter um software de gestão on-line em relação a planilhas está no fato de que os dados enviados ao sistema podem ser acessados de qualquer lugar, de qualquer dispositivo móvel conectado à internet.
O sistema em nuvem foi feito para ser acessado por equipes e, diferentemente das planilhas, não tem o risco de criar informações duplicadas ou desatualizadas a cada acesso.
Há ainda mais segurança no armazenamento dos dados, já que enquanto as planilhas podem ser perdidas facilmente – por ataques de vírus ou problemas operacionais no computador – o sistema tem backup e mantém tudo na nuvem.

2. Emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscais eletrônicas é uma das tarefas que para boa parte dos empresários parece ser burocrática demais. Um ERP que gere essas notas é capaz de enviar os documentos à Secretaria de Fazenda de forma automatizada e muito mais segura.
No módulo emissor de notas do software, o usuário consegue consolidar todas as transações comerciais sem o perigo de errar no preenchimento de tabelas, como acontece na planilha. Reduzir os gastos e o trabalho com pastas e livros impressos, e garantir segurança contábil estão entre as vantagens de se trocar as planilhas por ERP.

3. Controle de processos em micro e pequenas empresas
Micro e pequenas empresas têm perfis e exigências diferentes em relação à administração, no entanto todas elas baseiam seu planejamento e os próximos passos em relatórios, análises de produtividade e métricas de vendas. A consulta a essas informações é muito mais fácil dentro de um sistema de gestão do que na compilação trabalhosa das informações lançadas em planilhas.
Um comerciante ou prestador de serviço, por exemplo, tem em mãos dados essenciais dos clientes e, com isso, consegue desenvolver ações de marketing e de CRM de forma muito mais eficiente.
4. Assistência do software à disposição
Planilhas mais robustas exigem um gerenciamento mais atento e qualquer erro, por conta do preenchimento manual, pode mudar o resultado e levar a análise dos resultados da empresa por água abaixo. E, infelizmente, não há para quem correr para conseguir reverter problemas assim.
Por outro lado, as empresas que oferecem o sistema de gestão on-line têm equipe de suporte à disposição do cliente, seja por e-mail, chat ou telefone. Por serem soluções personalizadas, a assistência de softwares leva em conta as particularidades de cada empresa e facilita a resolução de dificuldades, ao contrário do material de apoio encontrado na internet de ajuda para as planilhas.
Esses são apenas alguns dos benefícios dos sistemas de gestão on-line, que têm versões acessíveis no mercado, em relação ao uso de planilha na gestão das empresas em curto e longo prazo. Pesquise, analise os módulos de serviço oferecidos por cada empresa de ERP e tome uma decisão acertada para melhorar o controle do seu negócio de forma mais automatizada.

(*) É criador do sistema de gestão on-line. Mais informações no site: www.sistemagratis.com.br

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