Otimização de custos: como potencializar os resultados de sua empresa através de uma boa gestão da área de compras?

Fernando Méro (*)

Todas as organizações, desde grandes multinacionais a empresas de médio e pequeno porte, fazem compras com bastante frequência: estas compras podem ser de matéria-prima/revenda, divulgações (marketing), determinadas terceirizações (consultorias, manutenções, etc…), eventos específicos, e por aí vai…

Costumo dizer que administrar bem estas aquisições é um ponto chave para potencializar a lucratividade e os resultados de sua empresa, independente do segmento e o porte dela. Neste artigo, abordarei um pouco mais sobre a gestão de custos dentro de empresas de pequeno e médio porte.

Para garantir a melhor gestão de custos possível e desta forma, “comprar melhor”, é necessário conhecer muito bem seu próprio negócio, sua demanda, suas eventuais sazonalidades, picos de vendas e principalmente, sua estrutura de custos.

Dominar sua estrutura de custos ajuda muito nos planejamentos gerais de sua empresa e nas tomadas de decisão. Sem ter um pleno domínio dos custos e das compras, um pequeno empreendedor pode perder totalmente o controle de suas despesas e muitas vezes afetar significativamente sua lucratividade. Infelizmente, ainda, muitas empresas acabam não realizando o devido gerenciamento de suas despesas e acabam perdendo muitas oportunidades de crescimento e otimização de resultados com o passar do tempo.

Quando cito no início do artigo alguns tipos de compras, vale notar que nem todas elas seguirão o mesmo formato de aquisição. Vou trazer exemplos reais para “tangibilizar” um pouco o que me refiro: quando nos referimos à compra de produtos perecíveis, por exemplo, ou que tenham algum tipo de risco cambial, ou até mesmo mais riscos de flutuação de preços devido à inflação, é importante se trabalhar com mais racionalidade e comprar sempre um pouco menos para evitar surpresas atreladas às eventuais flutuações.

Quando falamos de produtos que serão usados e/ou comercializados em espaços de tempo maiores, com preços que oscilam menos, todavia, que em uma eventual falta, pode prejudicar o seu negócio, seja mais agressivo e estoque um pouco mais. Aqui é um momento onde é necessária uma certa cadência: se você comprar um volume alto deste determinado produto, você certamente terá um desconto maior, contudo, se comprar muito mais do que o necessário, você pode criar um risco de estoque – ou seja, ter muito mais do que precisa do produto, enquanto o capital “despesado” poderia estar investido em outros ecossistemas, rendendo em aplicações bancárias, ajudando em fluxo de caixa, etc…

Não podemos falar de “compras” sem mencionar os fornecedores. Existem muitas empresas que trabalham com os mesmos players há anos e não vejo problema algum nisso. Entretanto, você, empreendedor, já parou para pensar que estar há anos com o mesmo parceiro pode estar te custando caro?

Explicarei rapidamente o porquê desta “polêmica” afirmação. Um fornecedor que trabalha há anos com sua empresa, provavelmente já aplicou uma série de reajustes, que inevitavelmente podem acarretar aumentos de preços compostos. Desta forma, olhar o mercado e pesquisar potenciais concorrentes, sempre ajuda o empreendedor a entender se os atuais preços praticados estão aderentes à realidade. Quando citei que é um tema polêmico, é devido ao fato de muitos empreendedores não abrirem mão da “parceria de longa data” – vale frisar que isto não é incorreto, mas caso seu objetivo seja otimizar seus custos, olhar o mercado vai te ajudar – por mais que você nem ao menos troque de fornecedor, mas ter uma visão do que o mercado pratica, pode te ajudar inclusive, a negociar com este “velho” parceiro.

Além das estratégias de comprar bem e olhar de forma mais abrangente o mercado, existe uma tarefa sempre muito importante e que normalmente traz economias que nem estavam no radar do empresário/empreendedor: analisar contratos supérfluos e os serviços em si. Posso assumir, sem margem de erro, que todas as empresas possuem contratos de prestação de serviços que ou já se tornaram supérfluos ou que têm um volume além do realmente necessário e mantem-se lá por que “sempre foi assim”. É hora de revisitar todos os contratos vigente e fazer uma lição de casa completa para entender alguns fatores:

1. Eu realmente preciso deste contrato ativo? Em caso negativo, cancele-o! Uma despesa desnecessária a menos. Muitas e muitas vezes notamos que alguns contratos estão ativos apenas por motivos históricos. Analise-os com cautela e reveja a necessidade de mantê-los.

2. Este contrato e/ou prestação de serviço realmente precisa ser neste formato? Revisite os formatos, vigências e frequência de seus contratos! Ex.: realmente é necessário manter o técnico do ar condicionado da minha loja, vindo semanalmente sendo que uma visita quinzenal já seria suficiente para garantir o funcionamento e as manutenções do mesmo? É necessário manter um técnico de TI presencialmente diariamente em meu escritório ou posso mudar o formato do contrato para atendimento somente mediante chamados? Isto pode gerar uma grande economia!

3. Se faça esta pergunta: “o preço que pago para esta prestação de serviços está justa?”

Certamente é uma pergunta com uma resposta difícil, desta forma: Vá ao mercado entender! Reitero não haver problemas, se seu objetivo é manter seu “antigo” parceiro, mas indo ao mercado, ao menos você conseguirá avaliar o que é uma precificação justa para a prestação deste determinado serviço.

Diante de todos os pontos mencionados ao longo deste texto, gostaria apresentar um simples exercício.  Em números hipotéticos, faremos uma simulação para demonstrar o quanto “comprar bem” pode potencializar os resultados de sua empresa:

Imaginemos uma empresa que fatura R$ 20 milhões/ano, tem lucro de R$ 2milhões/ano e gasta R$10 milhões/ano com suas compras (de todas as categorias citadas no início do artigo). Se a área de suprimentos negociar economias em torno de 15% o novo gasto será de R$8,5 milhões, trazendo uma economia de R$1,5 milhão, que se incorporada ao lucro, aumenta o cenário de lucro R$2 milhões, para R$3,5 milhões – vale apontar que são números hipotéticos, no entanto, nota-se facilmente a influência de “comprar bem” no resultado final da empresa.

Comprando bem, nas quantidades corretas, com a qualidade necessária, sempre considerando a real necessidade da aquisição, brigando por preços competitivos e estudando o mercado de forma abrangente, as principais lições de casa para uma gestão de custos efetiva estarão sendo praticadas. Sendo assim, empreendedor ou empresário, permita-me uma dica: invista na área de compras e nos seus compradores, e garanta a aplicação das lições listadas ao longo deste artigo. Com certeza otimizações de custos virão e consequentemente seu resultado final será potencializado.

(*) É Head de Suprimentos no Magazine Luiza. É formado em Administração de Empresas pelo Mackenzie, especializado em Dinâmica de Negócios pelo INSPER e com MBA pela BSP. Desde sua primeira experiência profissional, trabalhou no setor de suprimentos/compras e tem sólidas experiências em negociações e estruturação de áreas de compras. Tem passagem por diferentes segmentos – farmacêutico, construção civil, aviação e varejo (e-commerce).