Cuidado para não colocar os dados corporativos em risco durante os feriados

Todos adoram feriados, momentos para curtir, relaxar e buscar de uma conexão Wi-Fi para checar o e-mail do trabalho. Embora possa ser bom para a empresa que os funcionários permaneçam conectados, se eles não estão praticando conexões seguras, eles podem estar colocando a empresa em risco

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Candace Worley (*)

A maioria dos funcionários provavelmente tenta se desconectar durante um feriado prolongado, obter algum alívio do estresse e fazer uma pausa no trabalho. Uma pesquisa da McAfee mostrou que, infelizmente, apenas 45% são bem-sucedidos em se desconectar durante as férias e dias de folga. Além disso, se não fosse pela ansiedade de lidar com algumas obrigações de trabalho, 57% prefeririam estar completamente desconectados nesses dias.

Embora a grande maioria das pessoas esteja disposta a deixar seu laptop (72%) e seu tablet (60%) em casa, apenas 27% estão dispostos a deixar o telefone para trás. Isso muitas vezes tem boas razões, manter contato com familiares e amigos, obter direções ou procurar por atrações locais ou restaurantes. Mas, com o telefone nas proximidades, a maioria não passa muito tempo sem uma checada nos e-mails do trabalho. Mais da metade dos entrevistados passaram pelo menos uma hora por dia durante o fim de semana ou férias em algum tipo de dispositivo conectado, verificando e-mails, mídias sociais ou outros arquivos.

A onipresença do Wi-Fi torna fácil se desviar para uma verificação rápida e, mesmo que não haja uma maneira fácil de verificar a segurança das conexões disponíveis, a maioria das pessoas se conecta de qualquer maneira. 51% se conectam mesmo que não possam confirmar a segurança da rede. Ao viajar, a maioria das pessoas (72%) usa a internet do hotel para permanecer conectado, enquanto outros buscam um café ou algum outro Wi-Fi público. As redes Wi-Fi públicas podem ser comprometidas por cibercriminosos, que as utilizam para roubar credenciais, interceptar documentos confidenciais e instalar malwares em dispositivos conectados.

O momento de relaxamento também prejudica o julgamento de muitas pessoas. 20% delas nem sequer pensam na segurança das redes Wi-Fi que utilizam quando estão viajando. A urgência também é um fator importante. Quanto mais urgentemente eles sentem a necessidade de se conectar, menos provável que eles se preocupem com a segurança. Assim, os feriados dos funcionários podem resultar em graves problemas para a empresa e horas extras para a equipe de segurança.

Como pessoas conectadas, entendemos a atração da internet e a ansiedade que muitos sentem estar completamente desconectados. Então, temos algumas dicas de cuidados com Wi-Fi para aqueles que precisam se conectar mesmo durante as férias e feriados.

Se não puderem resistir ao chamado do Wi-Fi, as pessoas devem se certificar de que estão se conectando de forma segura, usando uma Rede Privada Virtual (VPN) para manter as informações privadas e garantir que os dados sejam enviados diretamente do dispositivo para onde estão conectando.

O sistema operacional e os aplicativos dos dispositivos devem estar sempre atualizados. Usar versões antigas do software pode deixá-lo aberto a vulnerabilidades de segurança. É importante certificar-se também de que os dispositivos sejam atualizados com o mais recente software de segurança para garantir que permaneçam livres de vírus e outros malwares indesejados.

Se um dispositivo estiver perdido, pode ser muito difícil de recuperar seus dados. Aplicativos de localização podem ajudar a encontrar, bloquear e até apagar os dados de um dispositivo em caso de perda ou roubo.

Usando alguns minutos para verificar esses itens é possível aproveitar os feriados e não colocar em risco os ativos digitais da empresa.

(*) É vice-presidente e estrategista técnica chefe da McAfee.

Importância e riscos do banco de dados dos softwares contábeis

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Quais as melhores recomendações e aspectos a serem analisados pelas empresas e escritórios de contabilidade.
Desde que o projeto SPED foi iniciado a partir da nota fiscal eletrônica em meados deste início de século, passando pelos SPEDs contábil, fiscal, contribuições e agora com o REINF e o e-Social, nunca o grande volume e a qualidade do armazenamento das informações se tornou algo tão crítico, imprescindível e de vital importância para as empresas – principalmente para as contábeis, que lidam com informações de centenas ou milhares de companhias ao mesmo tempo e sob sua responsabilidade.
Mais do que funcionalidades ou aspectos de preços destes produtos, é dever do empresário analisar a tecnologia oferecida, sua real qualidade e integridade, compatibilidade com o cenário atual e, principalmente, aspectos de segurança e robustez quanto a capacidade desses softwares em relação ao banco de dados.
Se nos anos 1990 toda a escrituração era feita por lançamentos sintéticos, de forma quase manual, os sistemas ainda rodavam no antigo sistema operacional MS-DOS e o SPED ainda era algo inimaginável; prevaleciam os sistemas extremamente simples e que trabalhavam com arquivos em pastas de diretórios e cuja segurança era praticamente nenhuma. Além disso, eram arquivos que deixavam a desejar quanto à segurança da integridade, pois à medida que começam a se tornar volumosos, a tendência era que se tornassem lentos de processamento e também com mais risco na perda das informações. Eram os conhecidos arquivos modelo DBF (ou DBASE), BTR (ou BTRIEVE), DAT (vindos do Basic e Cobol) e que não se relacionavam entre si, e não foram criados para processar grandes volumes de dados com segurança.
A partir dos anos 2000 e com a entrada do SPED, as empresas passaram a controlar toda sua escrituração por itens e a complexidade em se cruzar informações levaram ao que hoje conhecemos como BIG DATA; ou seja, as empresas precisam processar um número enorme de informações, com cada vez mais segurança e velocidade de processamento cada vez maiores. A perda de informações passou a ser algo extremamente delicado, pois é inviável obter informações sem a certeza de que as mesmas estejam corretas ou completas. Conferir tudo o que se gera é praticamente impossível, desumano e caro.
A chave para a boa análise nesse contexto que precisa ser feita está relacionada a basicamente alguns aspectos, que são: se a tecnologia empregada pelo fornecedor se utiliza um banco de dados seguro, se essa tecnologia permite o processamento de alto volume de informações e se o banco de dados é relacional; ou seja, se as informações se relacionam entre as tabelas internas do sistema. Se, somado tudo isso, ainda tivermos um arquitetura de dados com baixo custo, melhor ainda – pois nesse caso o fornecedor estará entregando algo compatível com a necessidade e dentro do orçamento da empresa.
Por banco de dados relacional, entende-se uma armazenagem de informações que controla, por exemplo, que se um usuário tentar excluir um cliente do cadastro e este cliente tiver notas fiscais ligadas a ele, ou seja, as informações se relacionam entre as tabelas e o próprio banco de dados é quem faz todo o controle para que falhas assim não sejam possíveis. Este tipo de recurso só é possível neste modelo de dados; um modelo conhecido como o chamado padrão SQL, usado em bancos profissionais como SQL Server, Oracle usados amplamente no mercado corporativo ou Firebird e MYSQL mais voltado para o mercado de empresas menores. Em ambos os casos, os comandos e a metodologia de acesso e armazenamento são os mesmos.
Resumidamente, é o fator barato que no fim pode ser caro. Logicamente tudo deve ser avaliado – mas quando colocado na balança, não tenha dúvidas: essa variável deve ter um peso enorme na escolha pela solução contábil, pois fará toda a diferença em pouco espaço de tempo, e isto é muito claro.
Portanto, a aquisição e a escolha dos sistemas devem ser decididas baseadas dentro dessas variáveis e cuidadosamente avaliadas. Mas se for necessário eleger algo como o fator mais importante quanto a um sistema de informações em uma empresa, sem dúvida esse é o banco de dados onde as informações estão armazenadas. Afinal de contas, numa eventual e drástica perda total do servidor de uma empresa, o que há de mais valioso a ser recuperado é exatamente o banco de dados. Os demais artefatos são reinstalados de forma muito mais simples e menos traumática.

(Fonte: Wagner Xavier, diretor técnico da Oficina1)

Saiba por que usar treinamentos como ferramenta de engajamento

Juliane Yamaoka (*)

Cada vez mais organizações brasileiras estão construindo ou aprimorando seus programas de treinamento e desenvolvimento de talentos, especialmente diante de momentos de crise econômica e momentos desafiadores

Essa realidade se reflete nos resultados da pesquisa O Panorama do Treinamento no Brasil, que identificou um aumento de 24% na média de investimentos anuais em treinamentos por colaborador, que chegou a R$ 624.
O número ainda é baixo se compararmos com os investimentos feitos pelas empresas norte-americanas, que chegam a uma média de US$ 1.229 anuais por colaborador, porém, o crescimento dos investimentos, mesmo diante de um cenário de crise econômica, e da média de horas de treinamento de cada funcionário, que passou de 16,6 horas em 2015 para 22 horas em 2016, dão indícios de que os líderes de negócio estão cada vez mais interessados na adoção de programas de treinamento e desenvolvimento como um recurso estratégico para aumentar a produtividade e gera melhores resultados.
Um dos dados mais interessantes revelados pelo estudo de 2016 foi a diminuição da proporção de empresas que não utilizam e-Learning, que saiu de 27% para 24%. Atualmente, 15% das organizações brasileiras utilizam e-Learning e ensino à distância (EAD), com destaque para os treinamentos online não ao vivo, que correspondem a 44% das entregas do EAD. Hoje 67% das empresas que oferecem treinamentos à distância utilizam alguma tecnologia para compartilhar os conhecimentos.

O impacto dos treinamentos no engajamento
Na maioria das empresas, o principal objetivo dos treinamentos é dar aos funcionários as habilidades que eles precisam para realizar suas tarefas. No entanto, os treinamentos estão diretamente ligados à estratégia e alinhamento de expectativas, pois, muitas vezes, acabam sendo um importante meio de comunicação entre a empresa e o funcionário.
Quando se trata do engajamento do funcionário, a comunicação é vital, e os treinamentos são, na maioria dos casos, subutilizados como recurso para se comunicar com o colaborador e indicar a ele quais são as expectativas da organização em relação ao seu trabalho.
Funcionários engajados sabem exatamente o que a empresa espera deles e como seu trabalho impacta nos resultados. No Brasil, apesar de os investimentos em treinamento terem crescido, a queda nos níveis de engajamento, que passou de 66% em 2015 para 62% em 2016, segundo o estudo Tendências Globais de Engajamento dos Funcionários 2016, mostra que as organizações brasileiras não têm o engajamento dos funcionários como principal objetivo de seus programas de treinamento.
O modelo tradicional de treinamentos presenciais não é mais suficiente para aumentar os níveis de engajamento e, consequentemente, os níveis de produtividade e os resultados de negócio. A tendência é que cada vez mais empresas sintam a necessidade de investir em tecnologias para incluir recursos capazes de tornar os treinamentos mais engajadores. Conheça alguns deles:

Recursos sociais
Contar com uma rede social para os funcionários melhora o trabalho em equipe e a comunicação – dois aspectos que têm efeitos consideráveis no engajamento e nos processos de negócio como um todo.

Gamificação
A gamificação é o uso de técnicas de jogos em contextos não relacionados a games. Já em uso em áreas como marketing e lealdade, a gamificação pode ser muito útil também para aumentar os níveis de engajamento nos treinamentos online.
A distribuição de badges virtuais para quem completa determinados desafios, como a finalização de um módulo de treinamento, por exemplo, serve de estímulo para que os funcionários atinjam seus objetivos.

Fóruns de discussão
As grandes reestruturações do quadro de funcionários durante a crise geram um problema ainda maior para as empresas, que é a perda de conhecimento. Fóruns e grupos de discussão podem ser usados para identificar especialistas no negócio e captar seu capital intelectual antes que ele deixe a empresa.
Ao estimular seus funcionários para que contribuam com uma espécie de banco de conhecimento organizacional, as empresas dão a eles um senso maior de propriedade, tornando-os mais engajados em seu trabalho.

(*) É gerente geral da Efix