Formalização de negócios por meio da assinatura digital

Com a correria do dia a dia, cada minuto que conseguimos economizar do nosso tempo e o dedicamos a outra tarefa, seja profissional, seja pessoal, é importante. Falar assim parece clichê? E é, mas não deixa de ser a mais pura realidade em todo o mundo. Hoje, tudo o que é feito e pensado para otimizar o tempo, sem prejudicar a rotina empresarial, é muito valorizado

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Roni de Oliveira Franco (*)

E, por isso, muitas empresas estão mudando um processo que parece ser simples, mas que demanda bastante tempo de vários profissionais, o de assinatura de contratos. Você pode estar pensando: vários funcionários? Sim, porque a assinatura manuscrita não envolve somente o signatário. Ela demanda a compra, a impressão, o manuseio, a assinatura em si, o envio físico à outra parte interessada e o armazenamento do documento. E como essas companhias estão otimizando suas rotinas? Migrando esse processo para o digital.

As corporações, cada vez mais, usam o Certificado Digital para assinar contratos e demais documentos. E se a assinatura é feita por meio do Certificado, não há todas as etapas mencionadas referentes ao processo físico. Isso porque a cada uso do Certificado é gerada uma assinatura digital que tem mesmo valor jurídico da manuscrita garantido pela legislação brasileira. Ou seja: o papel dá espaço ao arquivo eletrônico e a caneta para o Certificado Digital.

Certo. Mas como uma empresa pode formalizar um contrato com uma outra que não tem Certificado Digital? Cerca de 25% das companhias, até mesmo as pequenas, já têm Certificado, porque o utilizam para o envio das obrigações fiscais. Esse dado deixa claro que migrar da assinatura manuscrita para a digital é muito mais uma questão de hábito do que de tecnologia.

Já pensou que maravilha poder formalizar um contrato estando na China e o seu parceiro aqui no Brasil? Ou ainda em alto mar? Com o Certificado é possível. Em 2013, durante uma travessia pelo atlântico, o velejador Beto Pandiani assinou digitalmente um contrato de patrocínio. Ele acessou o portal de assinaturas e com poucos cliques realizou a transação.

Outro exemplo importante é o da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), que modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs) por meio do portal de assinaturas, onde esses e outros documentos podem ser assinados digitalmente via o Certificado Digital.

Em seis meses, foram assinados, aproximadamente, cinco mil contratos, que envolveram 141 empresas. O uso do Certificado Digital e do portal geraram uma economia de 35% devido à redução do uso de papel, deslocamentos e autenticações. E não parou por aí. A eficiência operacional melhorou também: antes, a formalização de um contrato demorava, em média, quatro dias e, agora, apenas um.

Quando o Certificado Digital é utilizado para a formalização de contratos o ganho é enorme para todos. As empresas envolvidas na transação reduzem custos e melhoram sua eficiência operacional. E qual é valor de conquistar isso em tempos de crise? Imensurável.

(*) É diretor Administrativo da Certisign.

Senac São Paulo oferece diversificada programação de eventos na área de TI no segundo semestre

Agora no segundo semestre, o Senac São Paulo promove uma extensa programação de eventos na área de tecnologia da informação em diversas unidades do Estado, com profissionais que vão discutir empregabilidade, futuro do mercado e uso de algumas ferramentas. Em setembro, o Senac Digital Show, sob o tema Transformação Digital, reunirá especialistas das áreas de computação gráfica e internet para apresentar os principais conceitos relacionados ao uso de tecnologias web para a Internet das Coisas.
Neste período, ainda estão previstos o Senac Soluções Furukawa, Cisco - Certificações e tecnologias e Oracle - Soluções e Certificações. Os eventos são compostos por palestras, oficinas e workshops voltados para os profissionais da área de tecnologia da informação e demais interessados no assunto. Para conferir a programação completa e se inscrever, acesse o Portal Senac: www.sp.senac.br/agendaeventos.

Serviço:
Senac Digital Show – setembro a outubro
Senac Soluções Furukawa – 23 a 31 de agosto
Cisco - Certificações e tecnologias – 12 a 28 de setembro
Oracle - Soluções e Certificações - outubro

Projeto Piloto do e-Social: Uma iniciativa que deu certo

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No último mês, o governo federal disponibilizou para as empresas brasileiras o acesso ao ambiente de testes da plataforma e-Social. O processo, que acontece em duas etapas, teve início apenas com empresas de tecnologia da informação (TI) e, a partir de 1° de agosto, será liberado para todas as empresas do país, que poderão ter acesso à plataforma. A iniciativa faz parte da fase de preparação para o início da utilização obrigatória do e-Social a todos os empregadores do Brasil. O projeto permitirá que todas as empresas brasileiras possam realizar o cumprimento de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada.
Para assegurar o sucesso do projeto e-Social, o governo formalizou uma parceria com a sociedade, com a aderência de empresas de representatividade em seu segmento e que tivesse recurso para suportar o desenvolvimento do projeto. As empresas convidadas a participar do Grupo de Trabalho que desenvolve a plataforma, atuam como parceiras estratégicas para sugestão de melhorias em layouts, detalhamento e esclarecimento nos manuais, identificação de erros e oportunidades de melhoria no ambiente operacional do sistema, entre outros papeis. As empresas participantes contribuíram com suas elevadas expertises em tecnologia para suporte à gestão contábil fiscal, entre elas Questor, Totvs, SAP, Oracle, Senior, Thomson Reuters Domínio Sistemas, ADP Sistemas, LG Sistemas Lugar de Gente, SCI Sistemas, Nasajon, Vexia e Soft-trade, entre outras.
O projeto Piloto do e-Social foi formado pela junção dos principais órgãos do governo como MTE, RFB, INSS, CEF e Previdência Social, com um grupo de empresas e Software Houses, denominado Grupo de Trabalho Piloto. O GT Piloto foi responsável por desenvolver estratégias, alinhamentos técnicos e, principalmente, requisitos operacionais para entregar uma plataforma capaz de realizar a entrega da declaração de maneira simplificada, automatizada e operacionalmente funcional.
Desde 2012 o GT Piloto realiza encontros periódicos para validar regras, layouts e sugestões. Esses encontros de homologação são regularmente agendados para que as empresas e softhouses realizem as validações diretamente no ambiente sistêmico do e-Social. Trata-se de um projeto complexo e grandioso, que abrange cerca de oito milhões de empresas no país.
Para o Brasil este projeto substituirá o procedimento de envio de mais de 13 declarações, formulários, termos e documentos relativos a relação de trabalho. Segundo pesquisas, a implantação do e-Social traz benefícios ao Brasil como um todo considerando a tríade - governo, empregador e empregado -, não somente no aspecto de custo por suas simplificações, mas pela transparência das informações que poderão ser consultadas e validadas tanto pelos funcionários quanto por órgãos que queiram validar, auditar ou fiscalizar as informações.
Hoje, as companhias gastam cerca de 2.600 horas por ano com obrigações acessórias e arquivamento de documentos, o que será reduzido consideravelmente. Outro ponto é a regularização dos trabalhadores autônomos que estão em informalidade, atualmente os entes envolvidos no projeto sofrem com inconsistências vinculadas ao cadastro do trabalhador e com a Qualificação Cadastral esta situação será sanada. Um ponto primordial do e-Social é a redução de fraudes e pagamentos indevidos de seguro-desemprego e abono salarial e acabar com as divergências de valores entre Folha e Gfip.
Foi uma importante experiência participar e contribuir para a evolução de um projeto desta magnitude, no qual tive a oportunidade de testar e elaborar diversos cenários que envolvem o dia a dia de escritórios de contabilidade e empresas em âmbito nacional.

(Fonte: Tatiana Golfe é Especialista de Regra de Negócio da Questor, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país e empresa participante do Grupo de Trabalho que desenvolve a plataforma do e-Social).

Como alcançar o próximo nível com uso de tecnologias

José Formoso (*)

Vivemos hoje em um mundo totalmente conectado, com a tecnologia em um papel central e como transformadora do modo de trabalho das empresas

Ao longo dos últimos anos, as organizações tradicionais tiveram que se adaptar ao uso de novas soluções, que chegavam ao mercado em ciclos a cada dois anos. Agora, o ritmo é outro. Tecnologias disruptivas, como Cloud Computing e Internet das Coisas (IoT), ganharam espaço dentro de um mercado cada vez mais instantâneo --com novos aplicativos a cada dia -- e que obrigam as empresas a entrarem em um modelo constante de reinvenção. Em um cenário de competição global, o sucesso estará presente nas empresas que conseguirem promover a transformação digital e alcançarem o próximo nível.
Na prática, é preciso entender que se transformar não significa apenas a aplicação de tecnologias nos processos corporativos. É necessário mudar a cultura da empresa, repensando ações, posicionamento da marca, produção e distribuição de produtos e serviços, por exemplo. Aos CEOs, que enfrentam maiores desafios de gestão, cabe um novo papel de liderança, mobilizando colaboradores, fornecedores e consumidores para seguirem um novo formato de trabalho. Consequentemente, a transformação digital irá gerar novos cargos e funções menos mecânicas e mais direcionadas a resultado. Como qualquer mudança, o processo não é instantâneo e demanda um bom planejamento. Por isso, quanto antes a transformação digital começar, melhor.
O primeiro passo dessa mudança é definir um bom plano de ação. Com o apoio de bons parceiros tecnológicos, é possível fazer a escolha adequada de soluções digitais que precisam estar alinhadas ao modelo de negócios e bem desenhadas para possibilitarem o crescimento das empresas.
Antes de partir para a ação, faça um estudo detalhado das variáveis que influenciam o futuro de suas atividades. Avalie o mercado no qual a sua empresa está inserida e pesquise sobre os concorrentes. Estude a estrutura de sua organização, as áreas estratégicas e os ganhos esperados com a digitalização dos processos. Essa análise será fundamental para compreender os esforços e as necessidades de transformação.
Independente do segmento de atuação, Big Data, Internet das Coisas (IoT) e Computação em Nuvem (Cloud Computing) são algumas das novas tecnologias que impulsionarão a digitalização das empresas nos próximos anos. O aumento de produtividade, com redução de custos e produtos com maior valor agregado são alguns dos benefícios obtidos pelas empresas que apostarem na evolução de seus negócios.
Após o processo de pesquisa e de planejamento estratégico é hora de escolher os líderes de projeto que estarão à frente dessa evolução. A transformação digital é um processo irreversível, gradual e contínuo, que apenas ocorre quando todo o ecossistema no qual a empresa está inserida passa a absorver uma cultura de inovação. Por isso, as empresas mais bem-sucedidas contarão com apoio total dos colaboradores, com divisão de tarefas e alinhamento de expectativas.
Digital será a base de todas as empresas e a transformação das empresas ‘analógicas’ em novas versões mais modernas será fundamental para atender às expectativas da sociedade hiperconectada que temos hoje. É o caso de grandes empresas do ramo de varejo que criaram lojas virtuais para novos consumidores que buscam produtos e serviços acessíveis a toda hora, a partir de qualquer lugar e por meio de todos os dispositivos. Ao contrário das empresas que já nascem digitais, a transição para o novo formato demanda tempo e é natural que as empresas enfrentem alguns percalços durante esse processo.
Caberá aos líderes seguir os planos traçados e atuar com resiliência. Adaptar-se às mudanças, aos novos cenários que se apresentam e saber tirar lições dos momentos de adversidade faz parte do processo de integração de novas tecnologias ao modelo tradicional de trabalho e produção. O mundo corporativo é dinâmico e exige foco, disciplina e resistência a longo prazo, além de uma visão empresarial estratégica. Diante disso, é preciso que as empresas mapeiem os benefícios digitais que podem obter para começarem a traçar planos de evolução o quanto antes.
A inovação é transformadora tanto internamente quanto da porta para fora. Para se destacar no novo cenário digital, as organizações precisam oferecer opções diferenciadas e que surpreendam positivamente seus clientes. Um caminho interessante a se percorrer é o da personalização, que se torna possível graças às soluções digitais e ao uso de tecnologias específicas para análise de dados, como Big Data e Analytics.
A era da conectividade aproximou clientes das marcas, criando uma nova dinâmica de relacionamento, de estudo de hábitos de consumo e de previsão de anseios e de movimentos de consumo. As empresas que ainda têm dúvidas sobre o processo acabarão ficando pelo caminho. A transformação digital é o único caminho a ser seguido pelas organizações que desejam atingir o próximo nível em seus negócios. Para manter-se à frente da concorrência é preciso dar logo o primeiro passo.

(*) É CEO da Embratel.