Katia Abate (*)

Terceirizar processos com empresas de BPO não significa terceirizar responsabilidades inerentes aos gestores.

Muitas empresas que procuram a terceirização de processos nas áreas contábil, fiscal, financeira e de folha de pagamento cometem o erro de delegar também a gestão dos riscos envolvidos na condução do negócio. Os processos de outsourcing só tendem ao sucesso quando existe o envolvimento, por completo, das duas partes: prestador de serviços e tomador.

O prestador deve receber, por ocasião de sua contratação, o detalhamento de todos os processos a serem executados, o nível de complexidade e risco de cada operação para avaliar a capacidade técnica necessária dos profissionais que executarão esta tarefa.

Já o tomador deve demonstrar ao primeiro as regras detalhadas de seus negócios, processos já utilizados em sua empresa, fluxos de informações e operações, os níveis de responsabilidades dos gestores, riscos envolvidos em cada área e insucessos já vividos pela empresa. Com base nessas informações, o prestador poderá ter um dimensionamento claro do escopo dos serviços prestados e dos graus de responsabilidade de ambas as partes.

Quando a comunicação não ocorre com fluidez, quando nem todas as informações são passadas e quando toda a responsabilidade pelo sucesso fica delegada a apenas uma das partes, a parceria deixa de ser transparente. Ela não se sustenta por um longo tempo e a empresa tomadora dos serviços acaba arcando com prejuízos relativos à perda de tempo, de informações e de pessoas-chaves na organização, além de troca de provedor e até mesmo prejuízos monetários por contingências ocorridas nos processos mal executados.

A companhia contratada para execução dos registros contábeis, fiscais, folha de pagamento e financeiro deve ser encarada como um departamento da própria empresa contratante, de forma a haver integração plena da mesma maneira que se verifica nas organizações em que as atividades são desenvolvidas por equipes internas.

A grande vantagem da terceirização é o fato de ser o core business da empresa prestadora a prática dos registros e a permanente atualização das normas e legislação contábil fiscal e trabalhista, com o DNA para esta atividade. Porém, a fase de definição do contrato e das funções designadas a cada uma das partes exige extremo rigor.

(*) - É sócia da área de outsourcing da BDO, uma das Big 5 do setor de auditoria e consultoria.